Commercial Admin

Zuellig Pharma is a leading healthcare solutions company in Asia, and our purpose is to make healthcare more accessible to the communities we serve. We provide world-class distribution, digital, and commercial services to support the growing healthcare needs in this region.

The company was started a hundred years ago and has grown to become a multibillion-dollar business covering 17 markets with over 12,000 employees. Our people serve more than 200,000 medical facilities and work with over 450 clients, including the top 20 pharmaceutical companies in the world.

Purpose of The Role:

What You’ll Do:

• Expense report and payment documents: Checking and verify all sales team expense payments as company policy. Work with Finance on the next process of payment. Record these expense and report as assigned. / Hỗ trợ việc tổng hợp, kiểm tra chi phí công tác theo quy định về chính sách hỗ trợ chi phí công tác của công ty, làm việc với bộ phận kế toán nhằm theo dõi tiến dộ thanh toán, ghi nhận các chi phí và báo cáo theo chỉ định.
• Working with Procurement team about the expenses and payment / Làm việc với bộ phận mua hàng về tất cả các chi phí và thanh toán của phòng kinh doanh
  Drafting and managing administrative documents related to business activities such as quotation, proposal, contract…/ Soạn thảo và quản lý các văn bản hành chính liên quan đến hoạt động kinh doanh như làm báo giá, bản đề nghị, lên hợp đồng, …
• Co-ordinate with sales team to collect sales contract of customers and send to Sub-Dis for signature. Record and store the sales contract accordingly/ Phối hợp với đội ngũ kinh doanh để thu thập hợp đồng mua bán của khách hàng và gửi cho các pháp nhân để trình ký. Ghi nhận và lưu trữ hợp đồng.
• Manage ofiice & arrange meeting room/Tổ chức văn phòng và sắp xếp phòng họp.
• Support on booking transportation and hotel for business trips of sales team (air ticket, car, hotel...)/ Hỗ trợ đặt phương tiện giao thông và khách sạn cho các chuyến công tác của đội ngũ kinh doanh (vé máy bay, xe, khách sạn…)
• Product recall: collect recall goods from sales team and send to warehouse, make report as request of each recall / Thu thập hàng thu hồi từ đội ngũ kinh doanh và gửi xuống kho, làm báo cáo theo yêu cầu của từng đợt thu hồi.
• Working with suppliers and related departments about Sales tools (uniform, backpack, raincoat…) and provide to Sales team/ Làm việc với các nhà cung cấp và phòng ban liên quan về các dụng cụ bán hàng (đồng phục, ba lô, áo mưa…) và cung cấp cho đội ngũ kinh doanh
• Placing order & control stock of stationery, sales tools/ Quản lý văn phòng phẩm, đồng phục cho nhân viên kinh doanh, các công cụ hỗ trợ kinh doanh khác
• Events/conference: support to Business Support supervisor in every event, conference/ Phối hợp hỗ trợ các sự kiện, hội nghị của phòng kinh doanh
• Support on purchasing/managing LTE/CAPEX / Hỗ trợ mua và quản lý công cụ dụng cụ/tài sản cố định.
• Establishes and maintains a systematic filling/ Thiết lập & duy trì việc lưu trữ một cách hệ thống.
• Additional new Sales Admin tasks as they develop/ Sẵn sàng tiếp nhận công việc mới phát sinh theo sự phát triển của phòng ban và công ty.

What Will Make You Successful:

• Graduated from College/ University
• At least 02 years working experience in similar roles Ít nhất 02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
• Knowledge or experience in the pharmaceutical industry. Có hiểu biết và kinh nghiệm trong ngành dược phẩm

What We Offer:

• We are committed to fostering an inclusive environment where our employees can learn, grow, and achieve shared success.
• We champion diversity, equity, and inclusion, ensuring every individual feels valued, respected, and treated fairly.
• As a leading multi-market healthcare solutions provider, we empower our employees to gain comprehensive knowledge and expertise in the dynamic healthcare industry across the region.
• Enjoy the flexibility to effectively balance your work and personal life while taking charge of your career journey through our empowering growth opportunities.
• Our Total Rewards program is designed to support your overall well-being in every aspect.

#LI-HD1